“… Und dann findest du eines Tages heraus, dass zehn Jahre vergangen sind. Niemand hat dir gesagt, wann du rennen sollst, du hast den Startschuss verpasst …” – Gilmour, Mason, Waters, Wright
Was ist der schnellste Weg, um Stress abzubauen und mehr Ausgeglichenheit in Ihrem Leben zu erreichen? Entwickeln Sie bessere Zeitmanagementfähigkeiten. Ich weiß, ich weiß, es klingt „faszinierend“, aber es ist wirklich der schnellste Weg zu einem produktiven Lebensstil, der es ermöglicht, Balance in Ihr Leben zu bringen. Die vielen Aufgaben zu bewältigen, die Sie den ganzen Tag oder die Woche über bewältigen müssen, ist eine Kunst, aber wenn Sie es gut machen, lässt Sie die Produktivität Ihres Lebens die Blumen auf dem Weg riechen.
Die Verbesserung Ihrer Zeitmanagementfähigkeiten ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit mit Ihren Kindern zu verbringen, interessante Hobbys zu verfolgen und, was soll’s, produktiver für die Leute zu sein, die Ihre Dienste in Anspruch nehmen. Die systematische Bewältigung von Aufgaben verschafft Ihnen (zeitlich) Freiräume, um Ihren Horizont zu erweitern. Hier sind einige der Best Practices, die ich im Laufe der Jahre angewendet habe und die es mir ermöglichen, ein optimales Gleichgewicht in meinem Leben zu schaffen:
Kennen Sie Ihre Stärken/Schwächen: Ich bin ein Morgenmensch, also wache ich früh morgens auf und kümmere mich um die Dinge mit der höchsten Priorität. Mein Gehirn ist frisch und meine Energie hoch, also bin ich auf dem Höhepunkt, um so effizient wie möglich zu sein. Zu wissen, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen, ist entscheidend, um bei der Sache zu bleiben. Wenn Sie ein Morgenmensch sind, verschwenden Sie keine Zeit damit, eine kritische Aufgabe am späten Nachmittag zu erledigen. Außerdem sollten Sie dann auf dem Golfplatz sein! (Habe ich Gleichgewicht erwähnt?)
Haben Sie einen Plan, bevor ein Plan benötigt wird: In der heutigen Geschäftswelt ist das ziellose Durchsuchen von E-Mails vielleicht die größte Zeitverschwendung. Ich bin immer überrascht, wenn mir jemand sagt: “Ich habe 4.000 E-Mails in meinem Posteingang!” Erstellen Sie einen Plan, der einen intelligenteren Ansatz für die E-Mail-Verarbeitung ermöglicht. Erstellen Sie Ordner und Aktionsschritte, um E-Mails zu beantworten oder zu speichern (siehe Abschnitt „Blockierung und Auflösung“ weiter unten). Als ich in der Unternehmenswelt 125 E-Mails pro Tag erhielt, hatte ich weniger als 10 E-Mails in meinem Posteingang. Heute schreibe ich wahrscheinlich etwa 1.000 E-Mails pro Monat, und seit heute Morgen habe ich weniger als 10 E-Mails in meinem Posteingang, sodass die Verwaltung großer E-Mail-Volumen möglich ist, wenn Sie einen Antwortplan haben.
Priorisieren: Legen Sie basierend auf einer wichtigen Frist oder den finanziellen Auswirkungen der Aufgabe Prioritäten fest und listen Sie diese auf einer Zeitleiste auf. Sorgen Sie bei Aufgaben mit höherer Priorität für eine konzentrierte, ablenkungsfreie Arbeitsumgebung. Setzen Sie sich Zwischenziele, die kumulativ zum Ende des Spiels führen. Entscheiden Sie im Voraus, was das Zwischenziel ist, und legen Sie die Schritte fest, die erforderlich sind, um diesen Meilenstein zu erreichen. Wenn Sie bei größeren Aufgaben jede Aufgabe in Teile eines Projekts aufteilen, können Sie „das Projekt nachgelagert verschieben“ und die Errungenschaften genießen. du jour.
Blocken und Tackle: Unterteilen Sie die Arbeitsbelastung. Sobald Sie Ihre Prioritäten basierend auf Fristen und Auswirkungen festgelegt haben, gruppieren Sie ähnliche Elemente, um einen effizienteren Arbeitsablauf zu schaffen. Öffnen und sortieren Sie Ihre gesamte Post auf einmal. Verwalten Sie E-Mails in zugewiesenen Zeitblöcken. Schaffen Sie alle administrativen Dinge auf einmal aus dem Weg. Das Erstellen von Aufgabenblöcken verhindert, dass Bereiche Ihres Unternehmens vernachlässigt werden und sich dann häufen. Einfache Routineaufgaben werden allein durch die Arbeitsbelastung zur Belastung.
Die Magie der Zeitverschiebung: Jeder muss mit echten und künstlichen Fristen leben. Wenn Sie sich heute mit Elementen für die zukünftige Implementierung befassen, können Sie Ihre Arbeit in einer stressfreien Umgebung “ausgleichen”. Erinnerst du dich, als du auf dem College warst und die Abschlussprüfungen bevorstanden und du dann die ganze Nacht aufgeblieben bist, um für deine Prüfung zu lernen? Die Frage ist warum? Hat der Lehrer Sie am Vortag vor der Prüfung gewarnt? Kaum – Sie wussten das ganze Semester über von der Prüfung, und anstatt das ganze Semester zu lernen, haben Sie bis zur letzten Minute mit dem Lernen gewartet. Sie haben die Möglichkeit der „Zeitverschiebung“ in Ihrem Arbeitspensum verpasst. Am Ende wurde zusätzlicher Stress angewendet und kein Raum für Fehler gelassen (z. B. falls Sie in dieser Woche die Grippe hatten). Meistern Sie den Wandel der Zeit und Ihre Produktivität wird exponentiell steigen.
Machen Sie Routine: Übung macht den Meister und wo Perfekt nicht ist, wird Disziplin siegen. Mein Betriebsmodus Die Bewältigung von Aufgaben bedeutet, sie alle in eine Routine zu versetzen. In meinem Privatleben mache ich es mir zur Gewohnheit, in Form zu bleiben, also gehe ich jeden Tag 2-3 Meilen als Teil dieses Regiments. Es war und wird immer meine Routine sein. Tatsächlich ist es schon so lange meine Routine, dass es mir seltsam vorkommt, einen Tag lang nicht spazieren zu gehen. Das Erstellen von Routinen ermöglicht es Ihnen, systematisch bei der Aufgabe zu bleiben, und davon abzuweichen, stört das Gleichgewicht eher. Gehen Sie geschäftliche Aufgaben auf die gleiche Weise an, und Ihre Routinen werden zu mehr Produktivität führen.
Das Leben ist kurz: Das Leben ist eindeutig keine Generalprobe und wenn Sie darauf warten, dass jemand Ihnen sagt, dass Sie die Kontrolle übernehmen und Ihr Gleichgewicht finden sollen, „haben Sie den Startschuss verpasst“. Verwalten Sie Ihre Zeit, finden Sie Ihr Gleichgewicht und nehmen Sie die vielen zusätzlichen Möglichkeiten wahr, die in Ihr Leben kommen. Ja, man kann alles haben, aber ohne Angriffsplan vergeht die Zeit.