Die meisten Unternehmen, die seit mehr als 10 Jahren tätig sind, haben bereits die Herausforderungen erlebt, die mit dem Wechsel von einem Buchhaltungs- oder ERP-System zu einem anderen verbunden sind. Viele werden zustimmen, dass die Aufgabe nicht einfach ist, nicht ganz nach Plan läuft und das Endergebnis nie genau so ist, wie es in der Verkaufspräsentation aussah. Dieselben Personen werden jedoch auch sagen, dass das neue System ihnen geholfen hat, ihr Geschäft auszubauen und Effizienz in vielen Bereichen des Unternehmens geschaffen hat. Beim bestehenden System zu bleiben, wäre die falsche Entscheidung gewesen.
Wie entscheidet ein kleines Unternehmen, wann der richtige Zeitpunkt ist, um neue Systeme zu evaluieren? Unternehmen suchen immer aktiv nach Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung oder Kostensenkung, daher müssen sie ihr aktuelles Geschäftssystem und neue Systeme ständig evaluieren, damit sie schnell auf diese Möglichkeiten reagieren können.
Es gibt im Allgemeinen fünf Bereiche, auf die Sie achten sollten, egal welche Möglichkeiten Sie haben:
1. Höhere Transaktionsvolumina können die Leistung beeinträchtigen
Viele Buchhaltungssysteme der Einstiegsklasse haben gut dokumentierte Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl von Transaktionen, die im System gespeichert werden können. Lange bevor ein Geschäftssystem diese Grenzen erreicht, kann die Leistung jedoch leiden – zunächst allmählich, aber schließlich bis zu einem Punkt, an dem die Benutzer mehr als nötig erwarten.
2. Anpassung an das Unternehmenswachstum
Neue Standorte, Geschäftszweige oder Verkaufsprovisionspläne erfordern von einem Unternehmen die Überprüfung seiner bestehenden Geschäftsprozesse und Geschäftssysteme. Häufig „patchen“ Unternehmen einen Geschäftsprozess mit Tabellenkalkulationen oder anderen externen Datenbanken, wenn ihr aktuelles System die Änderungen nicht verarbeiten kann. Das mag kurzfristig funktionieren, ist aber langfristig wirtschaftlich selten sinnvoll.
3. Benutzer wechseln sich mit dem System ab
Viele Buchhaltungssysteme der Einstiegsklasse und die oben erwähnten “festen” Systeme erlauben keinen gleichzeitigen Zugriff von zwei Personen auf Daten. Da immer mehr Personen Zugriff auf das System benötigen oder an einer Transaktion oder einem Workflow beteiligt sind, hindert ein unzureichendes System die Benutzer daran, ihre Aufgaben effizient auszuführen, da die Sichtbarkeit und der Zugriff auf Echtzeitinformationen unzureichend sind.
4. Äußere Teile, die mehr verlangen
Kunden, Lieferanten, Gläubiger, Investoren und externe Wirtschaftsprüfer sind alle in der Lage, ein Unternehmen dahingehend zu beeinflussen, ein neues Geschäftssystem zu bewerten. Kunden und Lieferanten haben möglicherweise einzigartige Workflow-Anforderungen, die von einem Unternehmen die Implementierung von EDI, Kreditkartenverarbeitung, E-Banking oder anderen E-Commerce-Lösungen erfordern, um mit ihnen Geschäfte zu tätigen. Kreditgeber und Investoren können ein neues System fordern, damit sie mehr Vertrauen in die ihnen zur Verfügung gestellten Informationen über die Gesundheit des Unternehmens haben können. Externe Prüfer empfehlen wie Investoren häufig, dass ein kleines Unternehmen auf ein neues System umsteigt, um etwaige interne Kontrollmängel zu beheben, die sie möglicherweise während ihrer Prüfung aufgedeckt haben. Da diese externen Parteien neue Systeme empfehlen, suchen sie auch nach mehr Feedback oder Berichten über die Gesundheit des Unternehmens. Viele Unternehmen wechseln zu neuen Systemen, um alle Geschäftsbereiche vollständig zu integrieren, nicht nur um Effizienz zu schaffen, sondern auch um auf Tools zuzugreifen, mit denen sie ihre Leistung messen und darüber berichten können.
5. Anbieter- und Support-Herausforderungen
Der möglicherweise schmerzhafteste Grund für die Wahl eines neuen Systems ist, dass ein Unternehmen keine Anbieter oder Berater finden kann, die das Produkt unterstützen. Neue Hardware, neue Technologien und neue Arten der Geschäftsabwicklung sind entscheidende Gründe, warum ein Geschäftssystem auf dem neuesten Stand bleiben muss. Wenn Ihr Softwareanbieter das System, das Sie heute verwenden, nicht mehr unterstützt, stehen die Chancen gut, dass Ihr System Sie in fünf Jahren daran hindern wird, die Gelegenheit zum Ausbau Ihres Unternehmens zu nutzen. In einigen Fällen unterstützt der Anbieter das Produkt, aber es gibt keine lokalen Ressourcen, die Ihnen helfen können, das Beste aus Ihrem heutigen System herauszuholen.
Ihre Unternehmenssoftware muss ebenso wie Ihre Geschäftsprozesse flexibel genug sein, um sich an die vielen Veränderungen anzupassen, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein wird, wenn es wächst und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Wenn Ihr Unternehmen diese Veränderungen erkennt, können Sie mit dem richtigen System – oder zumindest mit der Kenntnis Ihrer Optionen – besser darauf reagieren.