Um einem Geschäftsprozess Leben einzuhauchen, ist es über das einfache Zeichnen einer Karte hinaus notwendig, interne Kontrollen einzurichten, Tools zu entwickeln, die seine Effizienz steigern, und Metriken zu entwickeln. Diese Elemente machen den Prozess für andere real.
- Interne Kontrollen: Verwenden Sie sie, um Stellen im Geschäftsprozess zu identifizieren, an denen Fehler auftreten können, und erklären Sie, wie Sie diese vermeiden können. Ohne interne Kontrollen treten menschliche Fehler auf. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um potenzielle Schmerzpunkte zu identifizieren und zu skizzieren, wie Sie sie vermeiden können.
- Werkzeug: Das Erstellen von Tools kann helfen, den Prozess zu rationalisieren und Fehler zu vermeiden. Sie helfen Ihnen auch dabei, neue Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen. Sie können Tools aus alltäglichen Anwendungen erstellen, die auf Ihrem Desktop verfügbar sind – Sie benötigen keine teuren Softwareanwendungen. Denken Sie zum Beispiel daran, was Sie mit einer Standard-Tabellenkalkulationssoftware erstellen können. Erstellen Sie Checklisten und andere Arbeitshilfen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit zu erledigen.
- Metriken: Die Festlegung von Metriken wird zeigen, ob der Prozess wie geplant funktioniert. Wenn Sie abnehmen möchten, wie verfolgen Sie Ihren Fortschritt, um Ihrem Ziel näher zu kommen? Sie wiegen sich wahrscheinlich in regelmäßigen Abständen und verwenden vielleicht ein Online-Tracking-Tool, um Ihren Fortschritt zu sehen. Ohne häufige Messungen können Sie leicht wieder an Gewicht zunehmen. Dasselbe gilt für einen Geschäftsprozess: Ohne regelmäßige Messung veraltet er. Sehen Sie sich also an, was Sie zu Beginn Ihrer Bemühungen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse als Erfolgsmaßstäbe identifiziert haben, und entscheiden Sie, wie Sie messen können, ob Sie Ihre Ziele erreichen. Sie müssen nicht alles, was Sie identifiziert haben, auf einmal verfolgen, sondern sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren.
Wenn Sie über Metriken nachdenken, betrachten Sie sie aus der Sicht von Effizienz Effektivität, Es ist Anpassungsfähigkeit.
- Effizienz handelt von Qualität. Denken Sie an Metriken, die messen, ob der Prozess die gewünschten Ergebnisse liefert und die Bedürfnisse des Kunden oder Auftraggebers erfüllt.
- Effizienz handelt von Produktivität. Hier sollten Sie an die Ressourcennutzung und die Verbesserung der Zykluszeit denken.
- Anpassungsfähigkeit handelt von Flexibilität. Berücksichtigen Sie die Metriken, die bestimmen, ob der Prozess für sich ändernde Geschäftsanforderungen flexibel bleibt.
Das Erstellen interner Kontrollen, Tools und Metriken ist die siebte Schritt, um die Effektivität, Effizienz und Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.
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