Alguns gerentes de pequenas empresas em todo o país cujos lucros caíram devido à crise econômica estão obtendo sucesso com um plano de corte de custos que alguns chamam de Plano de Otimização de Serviços de Telecomunicações (TSOP).
De acordo com alguns gerentes que o utilizaram, esse plano não requer investimento em dinheiro, mas praticamente garante uma redução nas despesas gerais – tudo sem sacrificar a produtividade ou a eficiência.
Os gerentes que implementaram esse plano relatam uma redução no custo líquido do serviço telefônico de 25% para 50%. Muitos relatam que o plano TSOP é fácil de implementar e resulta em redução de custos já 30 dias após a implementação.
Que tipos de empresas provavelmente se beneficiarão de planos como o TSOP?
Consultores de telecomunicações independentes dizem que quase todas as empresas que usam serviços de telecomunicações podem se beneficiar da implementação desse plano de corte de custos. Por que? Três razões:
1. O aumento da concorrência resultou recentemente em tarifas mais baixas para serviços telefônicos, dando às empresas que usam serviços ainda mais antigos maior potencial de redução de custos.
2. Avanços recentes na tecnologia do sistema telefônico criaram recursos e capacidades que podem reduzir significativamente o custo de alguns serviços de telecomunicações. As organizações com sistemas mais antigos sem esses novos recursos agora podem aproveitar essas novas tecnologias para reduzir ainda mais os custos operacionais.
3. No mundo atual das pequenas empresas, há mais consultores de telecomunicações independentes e consultores com experiência na otimização de serviços e sistemas de telecomunicações e cujos honorários são estruturados para atender aos orçamentos menores das pequenas empresas.
O que envolve a otimização do serviço telefônico?
Os líderes empresariais que têm acesso a consultores ou funcionários departamentais com habilidades em telecomunicações e desejam avaliar planos como o TSOP devem primeiro compilar uma lista de seus serviços atuais e tarifas e taxas associadas. Eles devem, então, comparar esses custos atuais com os custos projetados de uso de dispositivos mais novos que sejam compatíveis com tecnologias e tarifas de serviços mais recentes e compatíveis com serviços concorrentes que oferecem tarifas mais baixas.
O programa TSO descreve o consultor de telecomunicações do gerente como primeiro familiarizando-se completamente com o uso atual de vários serviços de telecomunicações e com os recursos e capacidades de gerenciamento de chamadas do sistema telefônico da empresa. Ele pode então gerar um relatório mostrando as reduções de custos projetadas e os custos de equipamentos (se recomendado).
Como a maioria dos engenheiros de telecomunicações concorda, projetar serviços de telecomunicações para eficiência e economia geralmente envolve vários componentes de projeto, cada um dos quais deve ser avaliado quanto ao seu provável impacto no sistema geral. Ao redesenhar componentes individuais, o sistema geralmente pode ser otimizado de forma que funcione com a mais alta eficiência e, portanto, com a maior eficiência de custo.
Os componentes do sistema a serem avaliados em sua proposta TSOP podem incluir:
a) serviço 1fb (linhas analógicas planas) Este serviço é fornecido pela companhia telefônica local e cobrado por uma taxa mensal fixa definida pela comissão estadual de serviços públicos. Essas linhas PSTN são normalmente usadas para a maioria das chamadas gerais (entrada, saída, fax, longa distância ou local).
b) 1 MB de serviço (Linhas Analógicas Medidas) – As tarifas para este serviço PSTN são normalmente cobradas de duas maneiras: 1) tarifas fixas mensais fixas, que geralmente são muito mais baixas do que as tarifas fixas de 1FB, e 2) tarifas medidos por minuto, que são para certos tipos de as chamadas são tratadas como chamadas locais de saída. Algumas Comissões de Serviço Público (PUC) estaduais aprovam esses serviços de 1MB, mas não todos. Para que estes serviços sejam incluídos no seu leque de serviços, necessita da ajuda de consultores de telecomunicações qualificados.
c) Serviço T-1 ou PRI (serviço telefônico digital) Uma linha T1 padrão fornece 24 linhas telefônicas divididas para uso de dados ou voz. Para empresas que usam um número maior de linhas de voz – geralmente dez ou mais por linha – o custo desse serviço digital pode ser significativamente menor do que o dos serviços analógicos, dependendo de quantas linhas são usadas. Para mais informações, consulte este site: (http://t1rex.blogspot.com/2005/08/t1-telephone-service.html)
D) serviço VoIP (Serviços IP da Internet) – Este serviço é fornecido por um serviço de Internet em vez da rede pública tradicional e é limitado a empresas que usam serviços de Internet de alta velocidade. Geralmente é mais barato que o PSTN e geralmente inclui longa distância doméstica gratuita. Para uma explicação mais detalhada deste serviço, consulte: http://en.wikipedia.org/wiki/Voice_over_IP
e) serviço remoto – Normalmente, este serviço é fornecido pelo seu provedor de telefonia local, mas também é fornecido por vários concorrentes em diferentes tarifas e planos.
F) REDCE (Função para registrar os detalhes da chamada no sistema telefônico) – A maioria dos sistemas PBX, híbridos ou principais possui este recurso como recurso padrão. No entanto, alguns fabricantes de equipamentos de telecomunicações oferecem um sistema autônomo que pode ser usado para gravar chamadas. No entanto, este dispositivo não faz parte de um sistema telefônico. Em ambos os casos as ligações são gravadas e armazenadas por aquele dispositivo ou software para posterior acesso, triagem e até impressão para que o gestor de telecomunicações possa acompanhar as ligações.
G) LCR (Roteamento de menor custo) Dispositivos ou software para rotear chamadas de usuários do sistema telefônico, como em programas SMDR, às vezes são fornecidos como um recurso padrão dos sistemas telefônicos, embora alguns sistemas não ofereçam esse recurso. O software SMDR examina cada chamada de saída e suas características (destino da chamada, hora do dia, etc.) e então encaminha a chamada para a linha telefônica apropriada que foi pré-programada para lidar com chamadas com características específicas. Assim, uma chamada local poderia ser roteada pela linha 5 durante o dia, enquanto uma chamada interestadual à noite poderia ser roteada pela linha 6, que oferece tarifas de longa distância mais competitivas.
Embora não seja bem conhecido por muitos proprietários de pequenas empresas, o plano TSOP oferece o potencial de reduzir as despesas operacionais para a maioria dos proprietários de pequenas empresas. Se você não possui equipe própria, mas gostaria de avaliar os benefícios potenciais desse plano de redução de custos para sua empresa, pode contar com a ajuda de um consultor de telecomunicações experiente e imparcial, qualificado para avaliar o potencial para você e configurar seu plano sistema para usar este plano.