Viele Manager suchen nach Möglichkeiten, ihre Geschäftskommunikation zu verbessern und Zeitverschwendung innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens zu reduzieren. Sind die gängigsten Business-Kommunikationstools Meetings und E-Mails das eigentliche Problem? Aktuellen Studien zufolge hat die Anzahl der Meetings und deren Dauer zugenommen, aber Meetings sind oft zu weniger als 50 % produktiv. Verwenden wir Meetings, wenn ein anderes Kommunikationstool wie E-Mail effektiver sein könnte? Die E-Mail-Nutzung nimmt zu und auch dies bekommt einen schlechten Ruf als überbeansprucht oder schlecht konstruiert. E-Mails werden sowohl für die interne Kommunikation als auch für das externe Marketing verwendet, daher müssen sie effektiv sein. Viele Manager suchen nach Möglichkeiten, Meetings und E-Mails in ihren Unternehmen zu reduzieren. Ist eine Verkleinerung die Antwort oder ist die Antwort die richtige und effektivere Nutzung der Tools?
Ich habe ein Buch über Meeting-Management und Artikel darüber geschrieben, was in Meetings schief läuft, damit ich weiß, wo die meisten Menschen Hilfe brauchen. Ich wollte bestätigen, dass andere Leute sich Sorgen darüber machen, was in Besprechungen schief gehen kann, und dass Besprechungen verbessert werden müssen. Wie ich kürzlich einen Online-Artikel mit dem Titel geschrieben habe “Manieren für Treffen beobachten”, daher dachte ich, es könnte hilfreich sein, eine beliebte Internet-Suchmaschine zu verwenden, um die Bedeutung des Themas “Meeting-Etikette” oder “Meeting Manieren” zu messen. Mit diesen Schlüsselwörtern in meiner Suche ergab die kombinierte Gesamtzahl über 41.900 Ergebnisse. Nur um zu sehen, ob einige meiner Ideen zur Verbesserung von Meetings in meinen Artikeln und Büchern übereinstimmen, habe ich einige der Ergebnisse gelesen, die Beschreibungen enthielten, die darauf hindeuteten, dass sie Lösungen bieten würden. Ein Großteil des Textes, den ich las, enthielt einige der dreizehn Punkte in meinem Artikel oder einige Tipps aus meinem Buch. Sie nannten jedoch häufig andere berufsspezifische Problemfelder. Obwohl der von mir überprüfte Punkt nicht all die Dinge ergab, die ich für wesentlich hielt, bestärkten sie mich in meiner Überzeugung, dass Meetings wichtig sind und dass jeder besser wissen muss, wie er diese Methode der Gruppenkommunikation für geschäftliche Zwecke nutzen kann.
Nachdem ich nach Meetings gesucht hatte, beschloss ich, die „E-Mail-Etikette“ zu überprüfen, und erhielt über 348.000 Ergebnisse. Ich habe die Liste der Optionen auf den ersten Seiten durchgesehen und diejenigen überprüft, die angeblich Tipps in ihren Beschreibungen enthalten. Einigen von denen, die ich gelesen habe, stimme ich zu, sind für geschäftliche E-Mails relevant, und anderen widerspreche ich, weil sie für private E-Mails funktionieren könnten, aber nicht die richtige Verwendung für die geschäftliche Kommunikation sind. Ich habe jedoch festgestellt, dass ein Großteil des Textes mit vielen der dreizehn übereinstimmt, die in dem Online-Artikel aufgeführt sind, den ich letzten Monat mit dem Titel geschrieben habe „E-Mail-Etikette fördern“. Einige rechtfertigten ihren Glauben an das, was sie behaupteten, mit einer Erklärung, die meisten jedoch nicht. Damit die Leute die richtige E-Mail-Etikette zeigen, müssen sie nicht nur wissen, was akzeptabel ist, sondern auch, warum es die Norm sein sollte. E-Mail ist ein großartiges Kommunikationsmittel, aber nur, wenn der Empfänger versteht, was der Absender zu sagen versucht. Auch wenn ich vielleicht nicht jedem Punkt der E-Mail-Etikette zustimme, den ich überprüft habe, zeigt die Anzahl der Ergebnisse deutlich, dass dies ein berechtigtes Kommunikationsproblem für Geschäftsleute ist.
Ich wollte herausfinden, ob die beiden beliebtesten Tools für die Unternehmenskommunikation verkleinert oder effektiv eingesetzt werden müssen. Wenn ich mich dem Internet als Recherchetool zuwende, bin ich mir nicht sicher, ob die resultierenden Zahlen angeben können, bei welchem Tool die Leute wirklich die meiste Hilfe benötigen oder welches am häufigsten verwendet wird. Auf jeden Fall bin ich zuversichtlich, dass die Ergebnisse darauf hindeuten, dass alle Fachleute E-Mail- und Meeting-Kommunikationsfähigkeiten benötigen, um für geschäftliche Zwecke verfeinert zu werden. Es zu verbessern und richtig einzusetzen, ist eine realistischere Antwort auf geschäftliche Kommunikationsprobleme als der Versuch, die notwendige Nutzung von Meetings oder E-Mail zu reduzieren.