Unternehmen haben keine Zeit für lange oder verwirrende Worte. Effektive Geschäftskorrespondenz basiert auf präzisem Schreiben, das auf wenige, aber eindringliche Worte setzt. Jedes Wort muss eine genaue Bedeutung vermitteln, die sowohl vom Schreiber als auch vom Leser verstanden wird. Verwenden Sie Ihren Thesaurus, um lange Wörter durch kürzere, klarere zu ersetzen.
Egal, ob Sie einen Brief oder einen Bericht, einen Folgebrief oder ein Angebot schreiben, verwenden Sie das kürzeste und einfachste Wort, das Sie finden können, um die gewünschte Bedeutung zu vermitteln. Egal, ob Sie ausführlich oder kurz schreiben, wählen Sie einen geeigneten Ersatz für die kalten, prätentiösen Geschäftsausdrücke der Vergangenheit. Müll entsorgen wie: anbei, bitte finden. Sagen Sie stattdessen genau das, was Sie meinen: Ich lege dies für Sie bei. Verwenden Sie gängiges Alltagsenglisch – ich nenne es Englisch mit Hemdsärmeln –, um echte Ergebnisse zu erzielen.
Einfachheit macht es leicht zu lesen – und professionelle Autoren wissen, dass Geschäftsleser eine schnelle und einfache Lektüre wünschen. Tatsächlich verlieren sich die meisten beschäftigten Leser in Sätzen mit 21 Wörtern oder mehr. Ebenso wichtig: Wenn Sie das größte und beeindruckendste Wort wählen, werden Sie Ihr Leser wahrscheinlich weniger beeindruckend finden – nicht mehr. Laut Daniel Oppenheimer, Forscher und Mitwirkender an der Zeitschrift für angewandte kognitive Psychologie„Alles, was das Lesen und Verstehen des Textes erschwert, wie unnötig lange Wörter oder komplizierte Schriftarten, mindert die Bewertung des Lesers des Textes und seines Autors.“
In zwanzig Jahren, in denen ich Workshops zum Schreiben von Geschäftstexten leite und Vorschläge für meine Firmenkunden verfeinere, habe ich die Erfahrung gemacht, dass es die Leute mit der geringsten Bildung zu sein scheinen, die motiviert zu sein scheinen, die kompliziertesten Wörter zu verwenden – oft mit den albernsten Ergebnissen. Ein Autor zum Beispiel suchte nach einer Alternative zum „alten“ und fand eine, die ihm gefiel. In seinem Schreiben bezog er sich tatsächlich auf „senile“ Geräte. Ein anderer Autor versuchte, einen CEO damit zu beeindrucken: Ich schätze Ihre Bedürfnisse und möchte die Möglichkeit haben, Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen. Sie lachen vielleicht, aber das ist ein direktes Zitat – und es ist nicht lustig.
Nun, ich behaupte nicht, dass Sie dieselben dummen Fehler machen würden, aber das Prinzip, einfach und sauber zu schreiben, ist wichtig – egal wie viele Abschlüsse Sie haben oder wie gut Sie mit einem Wörterbuch umgehen können. Fachleute machen Informationen nicht kompliziert – sie vereinfachen sie. Sie wählen keine Zehn-Dollar-Wörter, wenn ein Fünfzig-Cent-Wort am besten funktioniert. Sie versuchen nicht, mit mehrsilbigen Worten zu glänzen, wenn kurze, knackige Wörter das Lesen vereinfachen und Geschäftsergebnisse verbessern.
Verwenden Sie nicht „wie gewünscht“, wenn Sie „wie gewünscht“ sagen können. Schreiben Sie nicht „trotz der Tatsache, dass“, wenn Sie „obwohl“ schreiben könnten. Gehen Sie nicht auf Hochtouren, “in Bezug auf”, wenn “ungefähr” am besten funktioniert. Ich bin sicher, Sie verstehen.
Wenn Sie geschäftlich schreiben, ist es nicht Ihre Aufgabe, dem Leser ein neues Wort beizubringen. Es ist auch nicht zu Ihrem Vorteil, anzugeben, leise zu sprechen oder den Leser zu verwirren. Zauber der Klarheit. Einfachheit zahlt sich aus. Schreiben Sie, um etwas auszudrücken, nicht, um zu beeindrucken, und Sie werden feststellen, dass Ihr geschäftliches Schreiben wirklich ein Geschäft ist.