Für Unternehmer kann eine Geschäftsreise ein wertvolles Instrument und ein Steuerabzug sein. Normalerweise kommt der Geschäftsinhaber jedoch zur Steuerzeit und stellt fest, dass eine hohe Steuerschuld geschuldet ist.
Dann beginnen sich die Räder zu drehen. „Welche Abzüge habe ich noch verpasst? Ach ja, der Familienurlaub!“ Die Gedanken drehen sich um Familienurlaub und wie dieser als Geschäftsreise interpretiert werden könnte. Die Wahrheit ist, wenn Sie das Geschäft nicht wirklich führen, ist es im Nachhinein zu spät.
Es ist möglich, eine Geschäftsreise und einen Familienurlaub zu kombinieren, aber es gibt Dinge, die Sie tun müssen, um es cool zu machen. Jeden Sommer gibt es berufsbezogene Seminare und Ausflüge, und es ist gut, die Familie mitzunehmen. Bitte beachten Sie, dass nur der kommerzielle Teil Ihrer Reise steuerlich absetzbar ist.
Wenn Sie Ihr Fahrzeug fahren, kostet es kein Benzin mehr, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder mitzunehmen, sodass das gesamte Benzin steuerlich absetzbar ist. Aber wenn Sie zum Essen anhalten, können nur Personen, die am geschäftlichen Teil der Reise beteiligt sind, die Mahlzeit ermäßigen.
Wenn Sie alle in einem Hotelzimmer übernachten, darf das Zimmer nicht mehr kosten als wenn Sie alleine bleiben, das gesamte Zimmer ist steuerlich absetzbar. Wenn es für mehr Personen im Zimmer mehr kostet, ist der Aufpreis nicht abzugsfähig.
Vergnügungsparks sind im Allgemeinen nicht steuerlich absetzbar, es sei denn, Sie sind in einem vergnügungsparkbezogenen Geschäft tätig. Abzüge müssen ehrlich sein und sich auf Ihr Geschäftsfeld beziehen.
Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Planung und Durchführung einer Geschäftsreise beachten sollten.
1. Planen Sie voraus. Machen Sie einen Plan, wohin Sie gehen und welche Geschäfte Sie führen werden. Es gibt viele Quellen (hauptsächlich im Internet), die Sie mit Informationen über Unternehmen und Veranstaltungen in der Gegend, die Sie besuchen möchten, versorgen können.
2. Kommerzieller Zweck. Haben Sie einen bestimmten Zweck für die Reise. Dazu gehören Dinge wie der Besuch anderer Unternehmen wie Ihres, um zu sehen, wie sie arbeiten, Networking mit Kunden oder Lieferanten, Suche nach Expansionsmöglichkeiten usw.
3. Speichern Sie Ihre Quittungen. Der Schlüssel zu Abzügen liegt darin, dass Sie die entstandenen Kosten nachweisen können. Quittungen umfassen den eigentlichen Kaufbeleg, Schecks, Kreditkartenabrechnungen und Kontoauszüge.
4. Rekrutieren Sie Familienmitglieder. Abhängig von der Art des Unternehmens, in das Sie involviert sind, gibt es Zeiten, in denen Ihre Familie beim Sammeln von Informationen helfen und den von Ihnen gesammelten Informationen und den Orten, an denen Sie recherchieren, eine andere Perspektive geben kann.
Wenn Sie Familienmitglieder um Hilfe bitten, bitten Sie sie, am Ende der Reise einen Bericht zu schreiben, in dem sie ihre Meinungen und Perspektiven darlegen. Stellen Sie sicher, dass sie sich auf den Zweck der Reise beziehen.
5. Zeichnen Sie auf, wohin Sie gehen. Führen Sie Aufzeichnungen über geschäftliche Orte, die Sie besuchen. Ein Notizbuch oder Planer könnte funktionieren. Nützlich ist auch ein Umschlag mit dem Logbuch auf der Vorderseite und Quittungen und Informationen der Orte, an denen Sie einreisen.
6. Notieren Sie, mit wem Sie sprechen. Halten Sie fest, wen Sie treffen und was Sie besprechen. Auch hier kann ein Notizbuch, Planer oder Umschlag hilfreich sein.
7. Notieren Sie, was Sie suchen. Führen Sie Aufzeichnungen über die gesammelten Informationen.
8. Visitenkarten. Führen Sie eine Visitenkarte von Menschen, die Sie kennen, und Unternehmen, die Sie aus geschäftlichen Gründen besuchen.
9. Bewahren Sie die Ticketabschnitte auf. Sparen Sie Tickets für Veranstaltungen wie Seminare und Messen. Beachten Sie, was Sie aus den Ereignissen gelernt haben.
10. Fassen Sie zusammen. Schreiben Sie am Ende der Reise eine Zusammenfassung über das, was Sie erreicht haben, und die Schlussfolgerungen, die Sie daraus gezogen haben.
Geschäftsreisen werden vom IRS sorgfältig geprüft. Ihr Zweck und ihre Gültigkeit können erweitert werden. Indem Sie vorausplanen und gute Aufzeichnungen führen, können Ihre legitimen Ausgaben bequem und innerhalb der IRS-Codes und -Regeln abgezogen werden.