Es gab eine Zeit, in der die Verwaltung einer Veranstaltung für jeden Organisator ein Albtraum war. Früher war Eventmanagement ein Multi-Personen- und Multi-Task-Job, eine aufwändige Angelegenheit mit vielen komplizierten Elementen, die gleichzeitig zu handhaben waren; unabhängig von der Größe des Ereignisses. Seit sich das Konzept des Online-Event-Managements weiterentwickelt hat, hat es einen kompletten Paradigmenwechsel gegeben.
Heutzutage denkt jede kommerzielle Einheit, ob es sich um ein auf Eventmanagement spezialisiertes Unternehmen, ein globales Unternehmen mit einem vollen Veranstaltungskalender oder einen regelmäßigen Planer für gemeinnützige Spendenaktionen handelt, zweimal darüber nach, bevor es sich auf einen umfangreichen manuellen Prozess des Eventmanagements einlässt. Das Online-Veranstaltungsmanagement hat eine ganze Reihe einfach bereitzustellender Funktionen mit sich gebracht, mit denen zeitaufwändige Aufgaben wie Registrierung, Marketing und Zahlungsverwaltung optimiert werden können, wodurch die Teilnahme an Veranstaltungen und der ROI maximiert werden.
Viele Tools sind online frei verfügbar, die die Planung einer Veranstaltung zu einer einfachen Aufgabe machen, solange sie klein ist. Es gibt Online-Einladungsportale, über die Einladungen an potenzielle Gäste gesendet werden können, verschiedene GPS-Websites, um Delegierte über den Veranstaltungsort zu informieren, Websites für die Buchung von Veranstaltungen, um die tatsächliche Zeit für die Organisation der Veranstaltung zu verkürzen, und Websites für soziale Netzwerke, um mehr Besucher anzuziehen Teilnehmer. All diese Tools scheinen jedoch nicht auszureichen, wenn es darum geht, eine größere Veranstaltung mit mehreren Unterveranstaltungen und langen Listen von Teilnehmern in jeder Kategorie zu organisieren. Praktisch an dieser Stelle ist eine integrierte Plattform, die als Komplettpaket für alle Aspekte des Eventmanagements dient. Eine Online-Event-Management-Lösung tut genau das. Im Folgenden sind einige der Funktionen aufgeführt, die von diesem System ausgeführt werden:
- Versenden von Einladungen und RSVPs
- Teilnehmer verwalten
- Digitale Wartelistenverwaltung, um eine maximale Anmeldung für eine bestimmte Veranstaltung zu gewährleisten
- Stellen Sie ein erstklassiges Teilnehmerbeziehungsmanagement sicher
- Automatische Synchronisierung von Leads, Kampagnen und Kontakten in einer vertrauten CRM-Plattform
- Bieten Sie Konnektivität mit standardmäßigen Tools und Software von Drittanbietern
- Erstellen von Forschungsberichten nach der Veranstaltung
Die Online-Event-Registrierung ist ein integraler Bestandteil der Online-Event-Management-Lösung. Hier wird vom SaaS-Anbieter (Software as a Service) ein umfassendes Registrierungspaket angeboten, das es den Anmeldern ermöglicht, rund um die Uhr von jedem Ort der Welt aus auf die eigenständige Webseite zuzugreifen und sich störungsfrei für die Veranstaltung anzumelden.
Werbung spielt eine sehr wichtige Rolle für den Erfolg einer Veranstaltung. Mit dieser Lösung kann ein Organisator die Macht der sozialen Medien nutzen und die Nachricht wie ein Lauffeuer verbreiten. Auf diese Weise erhält eine Veranstaltung die dringend benötigte Publizität und zieht viele Anmeldungen an, die schließlich zu potenziellen Teilnehmern werden.
Auch das Zahlungsmanagement, die Generierung von Einnahmen und der Ticketverkauf werden durch den Einsatz von Event-Management-Software zum Kinderspiel. Es gibt mehrere Online-Zahlungsoptionen und eine integrierte Abrechnungsmodalität, die es Kunden ermöglichen, Self-Service-Zahlungen und -Transaktionen zu jeder Tageszeit und von jedem Ort der Welt aus durchzuführen.
Die Nutzung von Online-Eventregistrierungs- und -verwaltungslösungen wird schnell zur Tagesordnung. Da Events in der heutigen Unternehmenswelt zu einer regelmäßigen Veranstaltung geworden sind, werden sie in den kommenden Jahren mit Sicherheit noch mehr an Popularität gewinnen.