Was ist eine effektive Unternehmensorganisation? Die Antwort darauf ist ziemlich breit und vielfältig. Aber es gibt einen Aspekt der Geschäftstätigkeit, der oft übersehen wird. Das ist Geschäftsschreiben.
Effektive Geschäftskommunikation ist im täglichen Betrieb eines Unternehmens wichtig. Darüber hinaus kann es bestimmen, ob das Unternehmen Geld verdient oder verliert. Darüber hinaus betrifft es die Unternehmensorganisation auf verschiedenen Ebenen, von der Einzelperson bis zur Unternehmensführung.
1. Um Informationen zu übermitteln
Die wesentliche Rolle der Geschäftsdokumentation in einer Organisation besteht darin, Informationen auszutauschen. Ob es sich um die neuesten Verkaufsstatistiken oder Verkaufsprognosen, einen Geschäftsplan oder einen Marketingvorschlag handelt, die ordnungsgemäße Übermittlung von Daten ist unerlässlich. Der Erfolg einer Unternehmensorganisation hängt von der Qualität der Informationen ab, die ihre Mitarbeiter durchlaufen.
2. Um eine Handlung zu rechtfertigen
Ein weiterer Grund für die Kommunikation besteht darin, eine Handlung zu rechtfertigen oder zu erklären. Ein Beispiel hierfür ist das Schreiben eines Vorfallberichts. Die Person erklärt, was passiert ist, damit das Unternehmen ein Ereignis besser versteht. Begründungen und Erklärungen erfordern vom Autor möglichst viele Details, um seine Gedanken klar zu vermitteln.
3. Um das Handeln zu beeinflussen
Business Writing ist oft eine Möglichkeit, andere zu beeinflussen. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Einreichen eines Geschäftsvorschlags, Marketingplans oder Projektvorschlags. Durch die Angabe relevanter Informationen versucht der Autor, die Entscheidung zu beeinflussen. Andere zu beeinflussen ist ein Markenzeichen effektiver Geschäftskommunikation.
4. Um gute oder schlechte Nachrichten zu überbringen
Der Arbeitsplatz ist ein dynamischer Ort. Er überbringt den Mitarbeitern täglich gute und schlechte Nachrichten. Durch die richtige Geschäftskommunikation werden schlechte Nachrichten richtig geschrieben, um den Schlag abzumildern. Ebenso werden gute Nachrichten nur zur Betonung hervorgehoben. Dies kann von einer Gehaltserhöhung bis zum Teilen von Unternehmenserfolgen reichen. Auf der anderen Seite kann dies zu düsteren Realitäten wie Suspendierungen oder sogar Entlassungen führen.
5. Um die Aktion zu lenken
Letztendlich zielt effektives Business Writing darauf ab, den Leser zu den richtigen Handlungen zu führen. Viele Unternehmensdokumente wie SOP-Handbücher, Mitarbeiterhandbücher, technische Bedienungsanleitungen und dergleichen geben explizit Auskunft. Damit die Unternehmenskorrespondenz das Handeln der Mitarbeiter vorantreibt, muss sie klar und prägnant sein. Leider resultieren viele Missverständnisse aus unklaren und widersprüchlichen Aussagen.
Mit diesen 5 Motiven für Geschäftskorrespondenz kann ein Autor erfolgreich Geschäftskommunikation schreiben. Darüber hinaus ergibt sich der richtige Schreibstil aus einem klaren und effektiven Zweck des Geschäftsschreibens.