Bevor Sie sich an die Suche nach den besten Geschäftstelefonsystemen machen, finden Sie hier einige allgemeine Dinge, die Sie wissen müssen, damit Sie die beste Entscheidung für Ihre geschäftlichen Kommunikationsanforderungen treffen können.
1. Standortbasierte PBX vs. gehostete Telefonanlage
Zum größten Teil gibt es zwei Arten von PBX-Telefonsystemen für Unternehmen: lokal und gehostet. Ein standortbasiertes Geschäftstelefonsystem erfordert die Aufbewahrung klobiger Geräte in Ihrem Büro und wird häufig in größeren Unternehmen eingesetzt. Kleinunternehmern wird empfohlen, gehostete Geschäftstelefonsysteme für eine kontinuierliche Expansion und Kosteneffizienz zu verwenden.
2. Teure Ausrüstung ist nicht immer notwendig
Eine Möglichkeit, wie Sie mit Ihren PBX-Geschäftstelefonsystemen Geld sparen können, besteht darin, dass Sie keine teuren Hardwarekäufe tätigen müssen. Mit BYOD (Bring Your Own Device) können Sie Ihr Handy nutzen oder Ihre vorhandene Hardware problemlos weiterverwenden. Kabel und Verkabelung sind ebenfalls nicht erforderlich, da gehostete PBX-Geschäftstelefonsysteme über Ihre Internetverbindung mit Strom versorgt werden.
3. Kann die Produktivität steigern und zur Kundenbindung beitragen
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass eine Nachricht unbemerkt bleibt. Viele Geschäftstelefonsysteme verfügen über Funktionen wie Anrufkontinuität und Voicemail an E-Mail, um sicherzustellen, dass Sie immer über Ihre Nachrichten informiert sind. Cloud-Empfangsfunktionen wie die automatische Telefonzentrale sind ebenfalls verfügbar, damit Sie ein insgesamt besseres Kundenerlebnis bieten und Ihre Käufer bei Laune halten können.
4. Fördert die Flexibilität des Arbeitsplatzes
Moderne Systeme geben den Benutzern die Freiheit, von überall aus zu arbeiten. Heutzutage müssen Sie kein Büro haben, um ein Geschäftstelefonsystem zu haben; Alles, was Sie brauchen, ist eine zuverlässige Internetverbindung und Strom (es sei denn, Sie verwenden eine virtuelle Telefonanlage und arbeiten direkt von Ihrem Handy aus). Es ist auch einfach, Ihr Team zu erweitern und Erweiterungen hinzuzufügen sowie mit einer einfachen Plug-and-Play-Lösung von einem Standort zum anderen zu wechseln.
Wenn Sie nach kommerziellen Telefonsystemen suchen, werden Sie Anbieter finden, die von denen reichen, die es seit Jahrzehnten gibt, bis hin zu einigen, die in den letzten Jahren entstanden sind. Obwohl wir Erfahrung empfehlen, ist es nicht immer am besten, einen Anbieter nur nach der Haltbarkeit zu wählen. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der seine Bemühungen auf Geschäftslösungen konzentriert (einige Anbieter gehen so weit, dass sie sich hauptsächlich auf KMUs konzentrieren), um sicherzustellen, dass Ihre geschäftlichen Kommunikationsanforderungen erfüllt werden. Überprüfen Sie ihre Dienste und entscheiden Sie, ob sie die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen oder nicht.
5. Nicht alle geschäftlichen Telefonsysteme sind gleich
Wie ein PBX-Telefonsystem Ihrem Unternehmen zugute kommen kann
Lassen Sie sich nicht vom Fachjargon und der hochtechnischen Literatur täuschen, die Sie über PBX-Systeme finden können. Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie nicht technisch versiert sein, um zu lernen, wie man eine Telefonanlage bedient. Wenn Sie Hardware von einem Anbieter kaufen, erhalten Sie wahrscheinlich ein vorkonfiguriertes Telefon, das sofort nach Erhalt einsatzbereit ist. Dadurch ist es möglich, das Gerät einfach anzuschließen und praktisch ohne Konfiguration mit dem Telefonieren zu beginnen. Verkabelung und Verkabelung sind bei einem gehosteten PBX-System nicht erforderlich, sodass Sie sich keine Gedanken über Installationsgebühren und Ausfallzeiten machen müssen.
All diese Vorteile führen zu einem: mehr Einsparungen. Ohne Einrichtungskosten oder teure Hardware können Sie die Zeit und das Geld, die Sie sparen, in Ihr Unternehmen investieren. Um noch mehr zu sparen, können Sie sich für ein virtuelles PBX-Telefonsystem entscheiden, mit dem Sie Ihr Geschäft von Ihrem Handy aus mit Ihrer geschäftlichen Telefonnummer führen können. Es ist die Einfachheit und Professionalität, nach der viele Geschäftsinhaber suchen, ohne die Kosten eines großen PBX-Telefonsystemanbieters.
Funktionen von Telefonsystemen für kleine Unternehmen, auf die Sie achten sollten
Wenn Sie nach irgendwelchen Einschränkungen suchen, die kommerzielle PBX-Telefonsysteme mit sich bringen, dann sind sie auf eine Internetverbindung angewiesen, um zu funktionieren. Solange Sie einen zuverlässigen ISP verwenden, bleibt Ihr System betriebsbereit; Viele geschäftliche PBX-Telefonsysteme bieten jedoch die Möglichkeit, Ihre Anrufe an ein externes Gerät wie Ihr Smartphone weiterzuleiten. Es ist eine zusätzliche Sicherheitsfunktion, die Geschäftsinhabern die Gewissheit gibt, dass sie keine Gelegenheit verpassen, unabhängig von unerwarteten Umständen. Neben dieser einfachen Anrufweiterleitungsfunktion gibt es viele Dienste in einem Telefonsystem für kleine Unternehmen, die Ihr Unternehmen retten können.
Die Anrufaufzeichnung ist eine großartige Möglichkeit, Sprachaufzeichnungen aufzubewahren. Beachten Sie jedoch unbedingt die Gesetze Ihres Bundesstaates in Bezug auf die Sprachaufzeichnung. Es ist nützlich für Branchen wie Reisebüros und Arztpraxen, wenn es zu Missverständnissen oder Zwischenfällen im Zusammenhang mit dem Austausch von Informationen über das Telefon kommt. Es ist eine Möglichkeit, Compliance-Standards für bestimmte Branchen zu erfüllen, und war ein entscheidendes Instrument für Geschäftsinhaber, die sich zu Rechenschafts- und Schulungszwecken auf die Führung von Aufzeichnungen verlassen.
Sie können das Anruferlebnis Ihrer Kunden ganz einfach mit einer automatischen Telefonzentrale und einem personalisierten Anrufmenü optimieren. Diese beiden Funktionen arbeiten zusammen, um dem Anrufer relevante Informationen wie neue Werbeaktionen oder bevorstehende Änderungen der Bürozeiten bereitzustellen und ihn an die Personen weiterzuleiten, mit denen er sprechen muss. Ihre Anrufer werden die Updates zu schätzen wissen, und Ihre positive Erfahrung wird sie dazu ermutigen, Ihren Service anderen zu empfehlen.
Halten Sie es insgesamt einfach. Möglicherweise benötigen Sie nicht den ganzen Schnickschnack, den ein großer Anbieter bieten kann, stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre spezifischen geschäftlichen Kommunikationsanforderungen verstehen. Suchen Sie nach geschäftlichen Telefonsystemen, die Kopfschmerzen reduzieren, nicht verstärken.